2024年8月29日 - 信報
在現今競爭激烈的職場環境中，如何在辦公室政治和人際關係中游刃有餘，已然成為一門高深學問。尤其是近日許多應屆畢業生陸續踏入職場，對職場新手而言，如何找到合適的立足點，是一個重大課題。在這個充滿挑戰和不確定性的環境裏，掌握一些逆人性而行的「職場自衞術」，再輔以基本職場技能，或許能為新人提供一些突破常規的思路和方法。本文將從筆者的經驗分享及平日觀察到的職場現象，探討一些非典型的職場策略，從三個方面，即基本職場技能（外功）、逆人性策略（內功）和綜合素質提升（心法），系統化地探討職場新手的「自衞術」，期望為新人提供一些啟示。
職場老手喜歡「練精學懶」，本質上如同比爾．蓋茲所說：「我讓懶人做困難的工作，因為懶人能夠找到最簡單的方法完成任務。」。說實話，主管們都不介意甚至更喜歡招聘「懶人」，因其能為公司帶來更有效益的處事手法。然而，職場新手不要忘記，「學懶」之前，一定要「練精」，而且在職涯之初，需要日復日地刻苦去精煉，才能提取當中的精華成份，絕不能跳過此關鍵部分。
基本外功簡單如電郵及文件歸檔、撰寫會議紀錄、善用數字展現工作成果等，都要從頭學習，時常保持專業的遣詞用字，才能更好地打造個人品牌，提升長遠職場影響力，爭取將來升職加薪的籌碼。
千萬不要看輕任何工作，以電郵處理為例，都是一門學問。入門技巧簡單如養成收件即讀的習慣，利用郵件模板和快捷短語、拼字及文法檢查，善用郵件的過濾和規則功能，這些都跟讀書時代或朋友間相互溝通的時候大相逕庭。按照郵件的重要性和時效性進行分類歸檔亦相當重要，對於一些重要的郵件，如涉及職責變更、績效考核、合同簽訂等，要單獨歸檔保存；對於一些需要長期跟進的項目郵件，也要單獨建立文件夾，方便檢索和管理，以備日後查驗。最重要一點就是要學會用郵件進行自我保護，工作有時難免會遇到不公平對待或者不合理指摘，這時候，之前保存的郵件記錄就會成為保護自己的有力證據，方便日後自證清白。在日常郵件往來中，要注意用郵件記錄一些重要的溝通和決策內容，遇到一些可能引起爭議或矛盾的問題，要學會通過郵件進行確認和存檔，而不要僅僅依賴口頭承諾。在一些重要郵件中，也可適當使用「抄送」功能，把相關領導或同事納入郵件組，一方面可讓溝通更透明高效，另一方面也為自己提供一些「證人」，有時候可加快相關工作的進度。
筆者初入職場之時，親身代表公司處理過公司與高層員工之間的訴訟，因而養成一封電郵都不刪除的「良好習慣」。每一封電郵，哪怕是內容重複的轉寄，誰轉寄、何時轉寄，都有可能成為扭轉乾坤的關鍵。故此與坊間所授不同，筆者強烈建議與工作相關的電郵，不要擔心佔用公司過多郵箱空間資源的問題，而要好好保存以保護自己及公司利益。假如公司私隱政策允許，筆者甚至建議大家必須為自己的獨立郵件備份。
編寫郵件都只是入門，如何決定寫或不寫，才是更深奧的藝術。並非所有溝通都要通過郵件進行，或者腹黑到要將郵件當做「挑刺」或「攻擊」的辦公室政治工具。然而，郵件畢竟是一種相對正式和冰冷的溝通方式，過度依賴反而可能損害同事間的關係。要學會權衡利弊，在保護自己權益的同時，也要注重維護團隊和諧與協作，有時候一個簡短的電話或者面對面交流，可能比數十封郵件更加高效和準確。
高效的郵件管理需要持之以恒養成習慣，以上所述僅是皮毛而已，若要更上層樓，可參考本人之前在同一專欄有關不同性格人士的喜好或雷區，結合運用，才能更有效地編撰電郵。記住，在職場這個大舞台上，每一封郵件都可能是你的劇本，每一次溝通都可能是你的表演。謹記關於郵件管理和職場自我保護的建議，發送前多思考一下，不要心急求快，要學會用智慧和技巧來編織你的職場故事，書寫屬於自己的精采篇章！
篇幅有限，其他職場硬技能的底層邏輯，基本上大同小異，可自行深耕一下自衞技巧，好好鍛煉，才能修得「練精學懶」的大成。
二、逆人性策略：贏得制勝之道（內功）
新手必要首先學會「看透不說透」的藝術，先用心去理解自己看到的漏洞，或許由於自身高度或格局不足，而看不清內裏乾坤。在職場中，過於直言不諱、喜歡挑明是非，往往會給自己惹來麻煩。正如管理學大師史蒂芬．柯維在《與成功有約 高效能人士的七個習慣》中提到，「知彼解己」是高效溝通的關鍵。在職場中，新手往往急於表達自己的觀點，證明自己的能力，卻忽視了傾聽和理解他人的重要性。需要學會換位思考，學會提問和澄清，學會尋找共同點，而不是急於判斷和說服。
不要以自己個性直率為擋箭牌，要審時度勢，觀察一段時間，了解身邊不同持份者的性格，先以自己的功績及成果，以及用時間及能力，建立起人際關係網，為自己築起牢固的保衞城牆，在安全環境下找出合適時機，才可以有效地暢所欲言。
最簡單方法是，最好少說消極的言語，不要什麼事都先否定。職場新手要學會用更積極正面的方式表達自己的想法，避免因言語上的失誤影響自己的職場形象。切記不要觸碰不同性格人士的逆鱗，通過先理解他人，贏得他人的尊重和信任，為自己的職場發展奠定良好基礎。
三、綜合素質提升：決勝未來之關鍵（心法）
大道至簡，一句足矣：戒掉作為學生的思維！
許多學生求職時，常言「我會努力去學習」，請問今天領取工資的是你還是公司？你有付費來上課嗎？必須戒除作為學生的思維，多想如何擔得起該崗位之責，對得起每一分工資，如何讓自己為市場帶來價值，自己捍衞自己的位置，用實力保衞自己成為不能被後浪取代的一個。記住，你不是單單只來學習的！
對職場新人而言，全面掌握和靈活運用這些職場自衞術，是一個長期修煉過程。這需要新人保持開放心態，敢於突破自我，善於在實踐中提升。職場如戰場，新人如新兵。唯有全面掌握職場自衞術，方能在這場沒有硝煙的戰鬥中立於不敗之地，在職場的征途中披荊斬棘，開創屬於自己的輝煌未來，贏得屬於自己的精采人生！
作者為香港中文大學商學院管理學系客座副教授蔡惠珊（Tina Choi）
原文：
沒有留言:
發佈留言