2024年8月29日星期四

職場自衞術:職場新手入門篇 - 蔡惠珊

2024年8月29日 - 信報

在現今競爭激烈的職場環境中,如何在辦公室政治和人際關係中游刃有餘,已然成為一門高深學問。尤其是近日許多應屆畢業生陸續踏入職場,對職場新手而言,如何找到合適的立足點,是一個重大課題。在這個充滿挑戰和不確定性的環境裏,掌握一些逆人性而行的「職場自衞術」,再輔以基本職場技能,或許能為新人提供一些突破常規的思路和方法。本文將從筆者的經驗分享及平日觀察到的職場現象,探討一些非典型的職場策略,從三個方面,即基本職場技能(外功)、逆人性策略(內功)和綜合素質提升(心法),系統化地探討職場新手的「自衞術」,期望為新人提供一些啟示。

一、基本職場技能:奠定立足之本(外功)

職場老手喜歡「練精學懶」,本質上如同比爾.蓋茲所說:「我讓懶人做困難的工作,因為懶人能夠找到最簡單的方法完成任務。」。說實話,主管們都不介意甚至更喜歡招聘「懶人」,因其能為公司帶來更有效益的處事手法。然而,職場新手不要忘記,「學懶」之前,一定要「練精」,而且在職涯之初,需要日復日地刻苦去精煉,才能提取當中的精華成份,絕不能跳過此關鍵部分。

基本外功簡單如電郵及文件歸檔、撰寫會議紀錄、善用數字展現工作成果等,都要從頭學習,時常保持專業的遣詞用字,才能更好地打造個人品牌,提升長遠職場影響力,爭取將來升職加薪的籌碼。

千萬不要看輕任何工作,以電郵處理為例,都是一門學問。入門技巧簡單如養成收件即讀的習慣,利用郵件模板和快捷短語、拼字及文法檢查,善用郵件的過濾和規則功能,這些都跟讀書時代或朋友間相互溝通的時候大相逕庭。按照郵件的重要性和時效性進行分類歸檔亦相當重要,對於一些重要的郵件,如涉及職責變更、績效考核、合同簽訂等,要單獨歸檔保存;對於一些需要長期跟進的項目郵件,也要單獨建立文件夾,方便檢索和管理,以備日後查驗。最重要一點就是要學會用郵件進行自我保護,工作有時難免會遇到不公平對待或者不合理指摘,這時候,之前保存的郵件記錄就會成為保護自己的有力證據,方便日後自證清白。在日常郵件往來中,要注意用郵件記錄一些重要的溝通和決策內容,遇到一些可能引起爭議或矛盾的問題,要學會通過郵件進行確認和存檔,而不要僅僅依賴口頭承諾。在一些重要郵件中,也可適當使用「抄送」功能,把相關領導或同事納入郵件組,一方面可讓溝通更透明高效,另一方面也為自己提供一些「證人」,有時候可加快相關工作的進度。

筆者初入職場之時,親身代表公司處理過公司與高層員工之間的訴訟,因而養成一封電郵都不刪除的「良好習慣」。每一封電郵,哪怕是內容重複的轉寄,誰轉寄、何時轉寄,都有可能成為扭轉乾坤的關鍵。故此與坊間所授不同,筆者強烈建議與工作相關的電郵,不要擔心佔用公司過多郵箱空間資源的問題,而要好好保存以保護自己及公司利益。假如公司私隱政策允許,筆者甚至建議大家必須為自己的獨立郵件備份。

編寫郵件都只是入門,如何決定寫或不寫,才是更深奧的藝術。並非所有溝通都要通過郵件進行,或者腹黑到要將郵件當做「挑刺」或「攻擊」的辦公室政治工具。然而,郵件畢竟是一種相對正式和冰冷的溝通方式,過度依賴反而可能損害同事間的關係。要學會權衡利弊,在保護自己權益的同時,也要注重維護團隊和諧與協作,有時候一個簡短的電話或者面對面交流,可能比數十封郵件更加高效和準確。

高效的郵件管理需要持之以恒養成習慣,以上所述僅是皮毛而已,若要更上層樓,可參考本人之前在同一專欄有關不同性格人士的喜好或雷區,結合運用,才能更有效地編撰電郵。記住,在職場這個大舞台上,每一封郵件都可能是你的劇本,每一次溝通都可能是你的表演。謹記關於郵件管理和職場自我保護的建議,發送前多思考一下,不要心急求快,要學會用智慧和技巧來編織你的職場故事,書寫屬於自己的精采篇章!

篇幅有限,其他職場硬技能的底層邏輯,基本上大同小異,可自行深耕一下自衞技巧,好好鍛煉,才能修得「練精學懶」的大成。

二、逆人性策略:贏得制勝之道(內功)

新手必要首先學會「看透不說透」的藝術,先用心去理解自己看到的漏洞,或許由於自身高度或格局不足,而看不清內裏乾坤。在職場中,過於直言不諱、喜歡挑明是非,往往會給自己惹來麻煩。正如管理學大師史蒂芬.柯維在《與成功有約 高效能人士的七個習慣》中提到,「知彼解己」是高效溝通的關鍵。在職場中,新手往往急於表達自己的觀點,證明自己的能力,卻忽視了傾聽和理解他人的重要性。需要學會換位思考,學會提問和澄清,學會尋找共同點,而不是急於判斷和說服。

不要以自己個性直率為擋箭牌,要審時度勢,觀察一段時間,了解身邊不同持份者的性格,先以自己的功績及成果,以及用時間及能力,建立起人際關係網,為自己築起牢固的保衞城牆,在安全環境下找出合適時機,才可以有效地暢所欲言。

最簡單方法是,最好少說消極的言語,不要什麼事都先否定。職場新手要學會用更積極正面的方式表達自己的想法,避免因言語上的失誤影響自己的職場形象。切記不要觸碰不同性格人士的逆鱗,通過先理解他人,贏得他人的尊重和信任,為自己的職場發展奠定良好基礎。

三、綜合素質提升:決勝未來之關鍵(心法)

大道至簡,一句足矣:戒掉作為學生的思維!

許多學生求職時,常言「我會努力去學習」,請問今天領取工資的是你還是公司?你有付費來上課嗎?必須戒除作為學生的思維,多想如何擔得起該崗位之責,對得起每一分工資,如何讓自己為市場帶來價值,自己捍衞自己的位置,用實力保衞自己成為不能被後浪取代的一個。記住,你不是單單只來學習的!

對職場新人而言,全面掌握和靈活運用這些職場自衞術,是一個長期修煉過程。這需要新人保持開放心態,敢於突破自我,善於在實踐中提升。職場如戰場,新人如新兵。唯有全面掌握職場自衞術,方能在這場沒有硝煙的戰鬥中立於不敗之地,在職場的征途中披荊斬棘,開創屬於自己的輝煌未來,贏得屬於自己的精采人生!

作者為香港中文大學商學院管理學系客座副教授蔡惠珊(Tina Choi)

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