不在辦公室 - 雲裡飛

2011年12月24日 - 信報

平時要等好幾天才收到回覆的電郵，這幾天回應好像來得特別快，每當按下發送鍵把電郵送出，不需兩秒，新的郵件就馬上進來。

馬上進來的是自動回答的out of office messages，聖誕節假期在即，很多人都提早休假，一天收到十幾個out of office replies一點也不誇張，一句又一句「I'm out of office」，讓坐在辦公室裏的你真正感覺到節日的氣氛。

放假前把電郵系統的「不在辦公室」提示設定好，是必要的，就好像茶餐廳老闆年三十晚收舖時一定要貼張紅紙同街坊講「歲晚收爐，初五啟市」一樣，無非都是想跟大家說，什麼事都等我休假後回來再說吧。

休息告示清楚勿婆媽

不過，昔日八個字的告示，轉化到以英文為主的辦公室電郵世界裏就變得複雜了。

填日子是一個有口難言的問題，對於很多不太完全懂「until」這個字的人來說，設定「不在辦公室」告示時往往會停一停，諗一諗，「如果我1月3號返工，究竟我應該揀1月2號抑或1月3號呢？」

問人，好像有點尷尬；不問，又怕寫錯。為免誤會，加上「both dates inclusive」，並列明哪一天回來，那就清楚不過了。

又有些人寫out of office message時猶如寫遺囑般，好像有先見之明，過完聖誕會不在人世，把「生前」的工作列得清清楚楚，工作要交給誰誰誰也詳細寫出，結果電郵列出了十多個要處理的工作範圍、十多個聯絡人、十多個電話號碼和電郵地址。這種「婆媽」電郵，對個人形象有損，不宜採用。

勿忘開自動回覆系統

另一種「婆媽」的寫法就是在告示上說「I will have limited ability to respond. 」哈，到底你想說什麼呢？究竟你放假會否覆電郵？Limited ability，到底有多limited？每天都會有幾個鐘看email，還是你在假期中總有一兩天會處理電郵？除非刻意想把內容弄得不清不楚，實在無需畫蛇添足。

狡猾點，你又可以利用自動回答系統跟人家說「I'm away from workstation.」我沒有休假，不過別希望我很快能回你電郵，雖然我不在工作桌，但卻很忙喲，不過請別問我跑去哪。

談到聖誕，講究點，大家寫out of office message時也應該好好注意祝賀的用辭，「Merry Christmas」對於某些宗教和國家的人來說並非世界語言，為減低宗教色彩，happy holiday 和season greetings 是另類的選擇。

無論你怎樣寫你的out of office message，最後別忘記啟動自動回覆系統，跟各路英雄講句「別煩我，我不在辦公室」。